Создание Эффективных Систем Календарного Планирования Дарений: Глобальное Руководство

Планирование дарений, также известное как запланированные пожертвования или пожертвования по завещанию, является важным компонентом устойчивого фандрайзинга для некоммерческих организаций по всему миру. Хорошо структурированная система календарного планирования дарений необходима для эффективного управления отношениями с потенциальными донорами, отслеживания прогресса и обеспечения своевременного последующего наблюдения. Это руководство содержит всесторонний обзор того, как создать такую систему, адаптируемую к организациям различных размеров и операционных контекстов по всему миру.

Почему важна система календарного планирования дарений?

Надежная система календарного планирования дарений предлагает множество преимуществ, в том числе:

• Улучшенные отношения с донорами: Проактивный календарь обеспечивает регулярное общение с потенциальными и существующими донорами запланированных пожертвований, укрепляя отношения и укрепляя доверие.
• Повышенная эффективность: Централизованное отслеживание деятельности упрощает усилия по планированию дарений, экономя время и ресурсы.
• Повышенная подотчетность: Календарь обеспечивает четкую запись всех действий по планированию дарений, повышая подотчетность и прозрачность.
• Улучшенное управление воронкой продаж: Визуализация воронки планирования дарений помогает выявить потенциальные узкие места и возможности для улучшения.
• Принятие решений на основе данных: Отслеживание ключевых показателей позволяет принимать обоснованные решения и оптимизировать стратегии планирования дарений.
• Последовательный последующий уход: Календарь обеспечивает своевременное последующее наблюдение за потенциальными клиентами, запросами и обязательствами.
• Проактивный охват: Хорошо спланированный календарь позволяет проактивно охватывать потенциальных доноров, повышая осведомленность о возможностях планирования дарений.

Ключевые компоненты системы календарного планирования дарений

Эффективная система календарного планирования дарений обычно включает следующие компоненты:

1. Интеграция с базой данных

Календарь должен быть интегрирован с базой данных доноров вашей организации или системой CRM (Customer Relationship Management). Это позволяет плавно отслеживать взаимодействие с донорами, интересы в планировании дарений и личную информацию. Популярные системы CRM, используемые некоммерческими организациями по всему миру, включают Salesforce, Raiser's Edge и Blackbaud CRM. Рассмотрите возможность интеграции со специализированными программными решениями для планирования дарений, где это уместно.

Пример: Когда донор выражает заинтересованность в том, чтобы включить вашу организацию в свое завещание, эта информация должна быть немедленно зарегистрирована в системе CRM и связана с соответствующей задачей или напоминанием в календаре планирования дарений.

2. Управление задачами

Календарь должен позволять создавать и назначать задачи, связанные с деятельностью по планированию дарений. Эти задачи могут включать:

• Встречи с донорами: Планирование и подготовка к встречам с потенциальными донорами запланированных пожертвований.
• Разработка предложений: Разработка предложений по планированию дарений с учетом индивидуальных интересов доноров.
• Последующие звонки: Совершение последующих звонков для укрепления отношений и ответов на вопросы.
• Планирование мероприятий: Организация и продвижение семинаров, вебинаров или других мероприятий по планированию дарений.
• Маркетинговые кампании: Разработка и реализация целевых маркетинговых кампаний для повышения осведомленности о вариантах планирования дарений.
• Проверка документов: Проверка соглашений о дарении, намерений завещания и других юридических документов.
• Мероприятия по управлению: Реализация планов управления для нынешних членов общества наследия.

Пример: Создайте повторяющуюся задачу по отправке ежеквартальной рассылки всем лицам, которые проявили интерес к запланированным пожертвованиям, предоставляя обновления о работе организации и освещая влияние пожертвований по завещанию.

3. Отслеживание сроков

Календарь должен позволять отслеживать важные сроки, такие как:

• Сроки действия соглашения о дарении: Контроль сроков завершения и подписания соглашений о дарении.
• Сроки подачи заявок на гранты: Отслеживание сроков подачи заявок на гранты, связанные с инициативами по планированию дарений.
• Сроки подачи налоговой декларации: Отслеживание соответствующих сроков подачи налоговой декларации для доноров. Обратите внимание, что они будут сильно различаться в зависимости от страны проживания донора.
• Сроки регистрации на мероприятие: Контроль сроков регистрации на мероприятие.

Пример: Установите напоминания об изменениях в налоговом законодательстве, которые могут повлиять на стратегии планирования дарений в разных странах. Это демонстрирует ваш опыт и предоставляет ценную информацию потенциальным донорам.

4. Напоминания о коммуникациях

Календарь должен включать напоминания об отправке регулярных сообщений потенциальным и существующим донорам запланированных пожертвований. Это общение может включать:

• Благодарственные письма: Своевременная отправка благодарственных писем за подарки и проявления интереса.
• Открытки на день рождения: Отправка донорам персонализированных открыток на день рождения.
• Поздравления с праздником: Отправка донорам поздравлений с праздником.
• Информационные бюллетени: Отправка регулярных информационных бюллетеней, освещающих влияние запланированных подарков.
• Отчеты о воздействии: Обмен отчетами о воздействии, демонстрирующими влияние работы организации.

Пример: Запланируйте напоминания об отправке персонализированных благодарственных писем донорам, которые недавно взяли на себя обязательства по запланированному дарению, подчеркивая длительное воздействие их наследия.

5. Отчетность и аналитика

Система календаря должна предоставлять возможности отчетности и аналитики для отслеживания ключевых показателей, таких как:

• Количество потенциальных клиентов по планированию дарений: Отслеживание количества лиц, которые проявили интерес к планированию дарений.
• Стоимость потенциальных запланированных дарений: Оценка потенциальной стоимости запланированных дарений в воронке продаж.
• Коэффициент конверсии: Измерение коэффициента конверсии потенциальных клиентов в подтвержденные запланированные подарки.
• Средний размер подарка: Расчет средней стоимости полученных запланированных подарков.
• Рентабельность инвестиций (ROI): Оценка рентабельности инвестиций в деятельность по планированию дарений.

Пример: Создайте отчет, показывающий количество потенциальных клиентов по планированию дарений, привлеченных по различным маркетинговым каналам, что позволит вам оптимизировать свои маркетинговые усилия и эффективно распределять ресурсы.

Создание системы календарного планирования дарений: пошаговое руководство

Вот пошаговое руководство по созданию эффективной системы календарного планирования дарений:

Шаг 1. Выберите инструменты

Выберите инструменты и платформы, которые вы будете использовать для управления своим календарем планирования дарений. Варианты включают:

• Системы CRM: Salesforce, Raiser's Edge, Blackbaud CRM. Они предлагают комплексное управление донорами и возможности отслеживания.
• Программное обеспечение для управления проектами: Asana, Trello, Monday.com. Эти инструменты можно использовать для управления задачами и сроками, связанными с деятельностью по планированию дарений.
• Календарные приложения: Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar. Их можно использовать для планирования встреч и установки напоминаний.
• Программное обеспечение для работы с электронными таблицами: Microsoft Excel, Google Sheets. Их можно использовать для отслеживания данных и создания отчетов. Хотя они менее надежны, чем специализированные инструменты CRM или управления проектами, они могут быть жизнеспособным вариантом для небольших организаций с ограниченными ресурсами.
• Специализированное программное обеспечение для планирования дарений: Некоторые пакеты программного обеспечения специально разработаны для планирования дарений, предлагая такие функции, как управление завещаниями, иллюстрация дарений и инструменты взаимодействия с донорами.

При выборе правильных инструментов учитывайте размер, бюджет и технические возможности вашей организации. Интеграция между различными платформами имеет решающее значение для бесперебойного рабочего процесса.

Шаг 2. Определите свою деятельность по планированию дарений

Определите все виды деятельности, которые будут включены в ваш календарь планирования дарений. Они могут включать:

• Выявление и исследование доноров: Выявление и исследование потенциальных доноров запланированных пожертвований.
• Развитие и вовлечение: Построение отношений с потенциальными донорами посредством личных визитов, телефонных звонков и мероприятий.
• Привлечение: Представление вариантов планирования дарений и конкретные запросы на запланированные подарки.
• Управление: Признание и благодарность донорам за их запланированные пожертвования и информирование их о влиянии их щедрости.
• Маркетинг и коммуникации: Продвижение возможностей планирования дарений по различным каналам, таким как информационные бюллетени, веб-сайты и социальные сети.
• Юридическое и финансовое администрирование: Управление юридическими и финансовыми аспектами запланированных подарков, такими как соглашения о подарках, завещания и трасты.

Разбейте каждую деятельность на конкретные задачи и назначьте обязанности членам команды.

Шаг 3. Создайте шаблон календаря

Разработайте шаблон календаря, который включает всю необходимую информацию для каждой деятельности, такую как:

• Дата и время: Когда состоится мероприятие.
• Описание: Краткое описание мероприятия.
• Имя донора: Имя соответствующего донора.
• Контактная информация: Номер телефона и адрес электронной почты донора.
• Назначение задачи: Член команды, ответственный за мероприятие.
• Статус: Текущий статус мероприятия (например, запланировано, выполняется, завершено).
• Примечания: Любые соответствующие примечания или комментарии.

Используйте единообразный формат и соглашение об именах для всех записей, чтобы обеспечить ясность и последовательность.

Шаг 4. Заполните календарь

Заполните календарь всеми запланированными мероприятиями по планированию дарений, включая повторяющиеся задачи, сроки и напоминания о коммуникациях. Используйте свою базу данных доноров или систему CRM для выявления потенциальных доноров и планирования первоначальных усилий по охвату. Установите реалистичные сроки для каждого мероприятия и предусмотрите гибкость для учета неожиданных событий.

Шаг 5. Отслеживайте и обновляйте календарь

Регулярно отслеживайте и обновляйте календарь, чтобы обеспечить его точность и актуальность. Отслеживайте ход выполнения каждого мероприятия и вносите коррективы по мере необходимости. Используйте возможности отчетности и аналитики своей календарной системы для выявления областей для улучшения. Поощряйте членов команды предоставлять отзывы и предложения по повышению эффективности календаря.

Шаг 6. Обучите свою команду

Предоставьте своей команде всестороннее обучение по использованию системы календаря планирования дарений. Убедитесь, что каждый понимает важность календаря и то, как он способствует общему успеху вашей программы планирования дарений. Поощряйте членов команды активно участвовать в разработке и обслуживании календаря.

Адаптация вашего календаря для глобальной аудитории

При работе с донорами из разных стран важно учитывать культурные различия и местные обычаи. Вот несколько советов по адаптации вашего календаря планирования дарений для глобальной аудитории:

• Соблюдайте культурные нормы: Будьте в курсе культурных норм, связанных с дарением подарков, общением и личным пространством.
• Учитывайте часовые пояса: Планируйте встречи и телефонные звонки в удобное время для доноров в разных часовых поясах.
• Используйте соответствующий язык: Используйте ясный, лаконичный язык, который легко понять. Избегайте жаргона и сленга. При необходимости переводите материалы на родной язык донора.
• Предлагайте гибкие варианты дарения: Предоставьте различные варианты дарения для удовлетворения различных предпочтений и финансовых ситуаций.
• Разберитесь в налоговом законодательстве: Ознакомьтесь с налоговым законодательством в разных странах, чтобы гарантировать, что запланированные подарки структурированы эффективным с точки зрения налогообложения образом. При необходимости обращайтесь за консультацией к экспертам.
• Будьте внимательны к религиозным убеждениям: Будьте внимательны к религиозным убеждениям и практикам при общении с донорами.
• Изучите местные правила: Ознакомьтесь с местными правилами, касающимися благотворительных пожертвований и фандрайзинга.
• Постройте отношения: Потратьте время на построение прочных отношений с донорами из разных стран. Проявите искренний интерес к их культуре и ценностям.

Пример: При планировании семинара по планированию дарений для доноров в Японии изучите надлежащий этикет для деловых встреч и дарения подарков. Представляйте информацию четко и лаконично, избегая чрезмерно агрессивной тактики продаж. Предоставьте услуги перевода и предложите различные варианты дарения, такие как завещания и благотворительные трасты.

Примеры записей в календаре: Глобальная перспектива

Вот несколько примеров записей в календаре, демонстрирующих глобальную перспективу:

• Дата: 1 января Мероприятие: Отправьте новогодние поздравления донорам в Китае (подумайте об отправке цифровых поздравлений из-за культурных особенностей).
• Дата: 17 марта Мероприятие: Отметьте День Святого Патрика с ирландскими донорами (простое электронное письмо с признанием дня часто ценится).
• Дата: 5 мая Мероприятие: Отправьте поздравления с Синко де Майо донорам в Мексике.
• Дата: Рамадан (переменные даты) Мероприятие: Избегайте планирования встреч или телефонных звонков с мусульманскими донорами в часы поста. Отправьте уважительные поздравления с Ид аль-Фитр в конце Рамадана.
• Дата: Дивали (переменные даты) Мероприятие: Отправьте поздравления с Дивали индуистским донорам.
• Дата: Конкретные даты, основанные на налоговом законодательстве соответствующих стран: Мероприятие: Отправьте международным донорам напоминания о приближающихся сроках уплаты налогов, чтобы стимулировать дарение в конце года.

Выбор правильной технологии

Выбор правильной технологии имеет первостепенное значение для построения успешной системы календарного планирования дарений. Учитывайте следующее:

• Масштабируемость: Будет ли система масштабироваться по мере роста вашей организации?
• Интеграция: Интегрируется ли она с вашей существующей CRM или базой данных доноров?
• Доступность: Доступна ли она для вашей команды независимо от ее местоположения (что крайне важно для глобальных команд)?
• Безопасность: Соответствует ли она стандартам безопасности данных для различных регионов (GDPR, CCPA и т. д.)?
• Стоимость: Какова общая стоимость владения, включая лицензирование, внедрение и обучение?

Оцените несколько вариантов и проведите тщательные испытания, прежде чем принимать окончательное решение. Запросите отзывы у своей команды, чтобы убедиться, что выбранная технология отвечает их потребностям и предпочтениям.

Преодоление общих проблем

Создание и поддержание системы календарного планирования дарений может представлять несколько проблем. Вот некоторые общие проблемы и способы их решения:

• Разрозненные данные: Данные разбросаны по разным системам и отделам. Интегрируйте свою календарную систему со своей CRM или базой данных доноров, чтобы создать единый источник достоверной информации.
• Нехватка ресурсов: Ограниченный штат сотрудников и бюджет. Расставьте приоритеты для основных видов деятельности по планированию дарений и используйте технологии для автоматизации задач.
• Сопротивление изменениям: Члены команды не желают внедрять новую систему. Обеспечьте всестороннее обучение и продемонстрируйте преимущества календарной системы.
• Неточные данные: Данные устарели или неполны. Внедрите процедуры обеспечения качества данных, чтобы обеспечить точность и полноту.
• Отсутствие поддержки: Руководство не поддерживает программу планирования дарений. Проинформируйте руководство о важности планирования дарений и его потенциальном влиянии на долгосрочную устойчивость организации.

Заключение

Создание эффективной системы календарного планирования дарений имеет важное значение для привлечения и поддержки потенциальных клиентов по планированию дарений, укрепления отношений с донорами и обеспечения долгосрочной устойчивости вашей организации. Следуя шагам, описанным в этом руководстве, и адаптируя свой подход к глобальной аудитории, вы можете создать надежную календарную систему, которая принесет результаты и поможет вам достичь ваших целей в области планирования дарений. Не забывайте уделять приоритетное внимание отношениям с донорами, поддерживать постоянное общение и проявлять культурную чуткость во всей своей деятельности по планированию дарений.

Внедрив хорошо структурированную и осведомленную о глобальных проблемах систему календарного планирования дарений, ваша организация сможет раскрыть потенциал запланированного дарения и обеспечить светлое будущее.